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电子劳动合同知多少？

2021-07-13

劳动与就业电子劳动合同知多少？

作者张晓雨 ,韩超

作者：张晓雨 ,韩超

2021年7月1日，人力资源社会保障部办公厅发布关于发布《电子劳动合同订立指引》的通知，要求各地加大宣传力度，加快建设电子劳动合同业务信息系统和公共服务平台，逐步推进电子劳动合同在人力资源社会保障政务服务中的全面应用。

目前，山东省人社厅将青岛市确定为电子劳动合同试点城市。青岛市人社局联合市总工会等三方四家，多方发力，推进试点工作，取得显著成效。截至2021年4月底，全市已签订电子劳动合同4.797万份，覆盖制造、建筑、装饰、金融、人力资源等诸多行业。

电子劳动合同成为热搜话题，一方面是社会信息化进程的加快，另一方面是2020年初爆发的新冠肺炎疫情的推动。本文将带领大家揭开电子劳动合同的面纱，探索电子劳动合同的奥秘。

一、什么是电子劳动合同？

二、电子劳动合同有效吗？

三、签订电子劳动合同有哪些优点？

四、如何签订电子劳动合同？

五、问题及解决路径

六、结语

一、什么是电子劳动合同？

电子劳动合同，是指用人单位与劳动者按照《劳动合同法》《民法典》《电子签名法》等法律法规规定，经协商一致，以可视为书面形式的数据电文为载体，使用可靠的电子签名订立的劳动合同。

实际上，电子劳动合同和纸质劳动合同仅存在形式区别，签订方式由线下转为线上进行。当然，为了保证通过线上形式签订的劳动合同真实可靠，要求以“可视为书面形式的数据电文”为载体，并使用可靠的电子签名等方式订立。

二、电子劳动合同有效吗？

我国《劳动合同法》对劳动合同的书面形式有严格要求，如用人单位超过一个月未与劳动者订立书面劳动合同，将承担二倍工资的法律责任。电子劳动合同符合《劳动合同法》规定的书面形式吗？

《民法典》第469条第三款规定，“以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为书面形式。”《电子劳动合同订立指引》第二条规定：“依法订立的电子劳动合同具有法律效力，用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定，全面履行各自的义务。”根据上述规定，电子化的书面形式符合《劳动合同法》关于书面劳动合同的强制性要求，电子劳动合同合法有效。

目前，青岛地区已有生效判决认定电子劳动合同的有效性进而驳回劳动者二倍工资的诉讼请求。

三、电子劳动合同有哪些优点？

1. 提高劳动合同订立和管理效率

通过电子劳动合同服务平台，可以实现网上高效签约、签约数据依法共享、实时查验，尤其对于异地签约或者集团化管理的企业，大大提高了劳动合同签约、续约、查询、存档和管理的效率。

2. 便捷企业劳动合同管理

电子劳动合同服务平台信息存储安全，查询方便，能够改变以往依靠纸质存档、人工管理的传统方式，提高信息化管理程度。

3. 降低企业管理成本

使用电子劳动合同能够节省纸质劳动合同的打印、存储成本，也降低了劳动合同的人工管理成本。

4. 降低可能的风险

相较于纸质劳动合同可能存在的签字不真实、劳动合同遗失或被盗、劳动合同未给劳动者等问题，电子劳动合同能够有效避免上述情形，降低用人单位和劳动者可能存在的风险。

5. 有助建立疫情防控长效机制

电子劳动合同契合电子化、隔离化、非接触的工作方式，是落实疫情防控工作的重要举措。

四、如何签订电子劳动合同？

在现行法律规定的框架下，为确保电子劳动合同的有效性，避免不必要的劳动争议出现，笔者建议签订电子劳动合同按照下列“七步走”：

1. 选择政府部门建设或其他满足技术要求的电子劳动合同服务平台

目前，电子劳动合同服务平台大致分为两种类型：

第一类是企业自建平台，一些实力较强、信息技术水平较高、用工规模大的企业，自建平台系统与劳动者签订电子劳动合同。

第二类是第三方搭建电子劳动合同服务平台。包括如下三种：1.完全市场化的第三方服务平台，如法大大、e签宝等；2.政府直接搭建的公共服务平台；3.在人社部门指导下，由大型企业或人力资源服务公司搭建电子劳动合同服务平台，如青岛海链数字科技有限公司的“海企通”平台。

《电子劳动合同订立指引》对服务平台的条件进行了规定，要求“电子劳动合同订立平台要通过有效的现代信息技术手段提供劳动合同订立、调取、储存、应用等服务，具备身份认证、电子签名、意愿确认、数据安全防护等能力，确保电子劳动合同信息的订立、生成、传递、储存等符合法律法规规定，满足真实、完整、准确、不可篡改和可追溯等要求。”

2. 协商一致通过电子劳动合同服务平台签订劳动合同

根据《电子劳动合同订立指引》的要求，采用电子形式订立书面劳动合同，需要用人单位与劳动者协商一致。为便于举证，建议在电子劳动合同文本中载明本合同系经双方协商一致签订等类似的表述，也可通过微信、电话、电子邮件、内部办公系统等方式让劳动者本人确认。如果劳动者不同意或者通过签订电子劳动合同有难度，仍应通过纸质形式签订。同时，根据《电子劳动合同订立指引》第六条的规定，用人单位要在订立电子劳动合同前，明确告知劳动者订立电子劳动合同的流程、操作方法、注意事项和查看、下载完整的劳动合同文本的途径，并不得向劳动者收取费用。

3. 核验用人单位和劳动者的身份

用人单位与劳动者分别在电子劳动合同签约平台提交主体基本信息，完成注册登记，并进行双方身份验证。为了保障用人单位和劳动者身份的真实性，电子劳动合同服务平台一般会设置多重核验方式，如要求用人单位上传营业执照、法定代表人身份证、授权委托书并通过对公账户进行核验；要求劳动者上传身份证并进行手机验证码、银行账户及人脸识别等方式核验。

4. 协商确定劳动合同签订内容

通过电子劳动合同服务平台签订合同一般由用人单位发送劳动合同文本，由劳动者查阅后签订。对于电子劳动合同中的免责条款或重大利害关系条款，如涉及合同期限、工作内容、工作地点、工作时间、休息休假、劳动报酬、社会保险等内容，可以通过设定程序等方式对劳动者进行提示和说明。

5. 完成电子签名

电子签名是签订电子劳动合同的核心环节，在电子劳动合同服务平台中都会附有相关电子签名服务，服务平台获得工信部颁发的《电子认证服务许可证》后，方能提供电子签名服务，用人单位要注意核实服务平台是否具备合法资质。

6. 通知劳动者电子劳动合同已订立完成

《电子劳动合同订立指引》第十条规定：电子劳动合同订立后，用人单位要以手机短信、微信、电子邮件或者APP信息提示等方式通知劳动者电子劳动合同已订立完成。

7. 做好备份储存工作

虽然签署电子劳动合同压缩了用人单位存储纸质材料的空间，也提升了人事管理资料的便捷度，但仍要注意防范签署平台的系统问题，避免因数据丢失带来的风险。

五、问题及解决路径

1. 如何确定电子劳动合同的签订时间？

服务平台记录的电子劳动合同签订完成时间已通过可信时间戳技术进行固定的，可以认定为双方签订电子劳动合同的时间。

2. 签订了多份劳动合同如何认定？

用人单位与劳动者之间订立了两份以上的纸质劳动合同或者电子劳动合同，且多份劳动合同的内容存在冲突的，应当以签订时间在后的劳动合同约定内容为准。如签订时间一致，则以双方真实意思表示且实际履行的劳动合同为准。

3. 用人单位或劳动者主张电子签名不真实怎么办？

当事人承认电子劳动合同签署过程中用于验证身份的手机号码、数字证书等为电子签名人的信息，但否认签约过程系电子签名人操作的，应当就相应登录或验证方式脱离电子签名人掌握的事实进行举证。

4. 用人单位发起电子签订程序后，劳动者未签署怎么办？

根据《劳动合同法》的规定，用人单位应该自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。如用人单位一致同意通过电子劳动合同服务平台签订，用人单位将双方协商一致的电子劳动合同文本发送给劳动者，劳动者不及时进行电子签名，又未提出签订纸质劳动合同的要求时，用人单位可以根据《劳动合同法实施条例》第五条的规定，与劳动者终止劳动关系并无需支付经济补偿。

5. 订立电子劳动合同后，还需要给劳动者纸质合同吗？

原则上不需要，但是如果劳动者需要电子劳动合同纸质文本的，用人单位要至少免费提供一份，并通过盖章等方式证明与数据电文原件一致。

6. 电子劳动合同订立平台有哪些义务？

电子劳动合同订立平台要留存订立和管理电子劳动合同全过程证据，包括身份认证、签署意愿、电子签名等，保证电子证据链的完整性，确保相关信息可查询、可调用，为用人单位、劳动者以及法律法规授权机构查询和提取电子数据提供便利。

结语

电子劳动合同服务平台快速发展，多数平台除了签订电子劳动合同功能外，还有多种功能。除电子劳动合同外，还可以签订其他协议，如培训协议、竞业限制协议、保密协议、调岗协议等，此外企业规章制度制定与公示、考勤管理、培训管理、休息休假管理等也可以在服务平台进行。

在企业数字化转型的背景下, 人力资源管理数字化和电子化已成为大势所趋。但要实现全面劳动合同电子化需要改变大众普遍认知、统一司法裁判尺度、规范电子签署平台等诸多方面的准备，因此还有漫长的道路要走。我们将持续关注电子劳动合同相关的立法动向和发展趋势，及时掌握最新司法实践动向，助力企业电子劳动合同管理的顺利进行。

韩超

律师

hanchao@wincon.cn

韩超律师主要业务领域为民商事诉讼、公司法律业务及劳动法律业务。曾参与处理多起公司法律纠纷、政府法律事务以及非诉法律项目。韩超律师具有中国石油大学（华东）法学学士、中南财经政法大学法学硕士教育背景，工作语言为中文和英文。

张晓雨

律师

zhangxiaoyu@wincon.cn

张晓雨律师擅长劳动争议案件代理及人力资源管理等非诉讼法律事务处理。曾经参与企业搬迁等重大项目所涉的商业谈判，代理了多起劳动争议案件，同时为多家政府机关、企事业单位提供常年法律顾问服务。始终坚持“诚信执业，忠人之事，依法维权”的原则为每位客户提供优良的法律服务。

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本文作者

张晓雨合伙人

劳动法

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